04 - La QSE accessible : La mise en place d'une démarche QSE (2\/3)

À cette étape, tu conçois ton propre système. C’est-à-dire que tu détermines les processus qui contribuent aux engagements de la politique. Pour cela, il est courant de créer sa cartographie des processus.

Chaque processus doit comporter les informations suivantes :

Pour décrire tes processus, tu peux t'appuyer sur les acteurs opérationnels et les pilotes pressentis. En effet, le but est de décrire comment les équipes travaillent, pour faire un état des lieux de l’organisation actuelle.

Aussi, nommer un pilote pour chaque processus est une bonne pratique très largement répandue.

Le responsable QSE a alors un rôle de facilitateur, d’animateur. De ce fait, l’implication des équipes est primordiale.

Enfin, il peut être intéressant de déterminer les risques associés à chaque processus via une AMDEC (Analyse des Modes de Défaillances, de leurs Effets et de leur Criticité).

En fait, c’est une analyse de risques qui te permet de les prioriser pour identifier sur lesquels agir en priorité.

C’est une question fondamentale : comment piloter efficacement mon système de management ?

Pour cela, tu dois mettre en place des outils et instances de pilotage et de centralisation des informations essentielles.

Les voici.

Beaucoup de systèmes de management souffrent d’un manque d’implication de la part de l’encadrement et des équipes.

En effet, le responsable QSE peut avoir tendance à créer des réunions qui traitent spécifiquement de ces sujets. Et cela peut avoir pour conséquence de décorréler la QSE de la « vraie vie ».

Effectivement, parfois, cela est nécessaire. Mais pas tout le temps.

Ainsi, je te conseille d’intégrer les sujets de qualité, sécurité et environnement aux réunions et points existants. Pour que ces sujets soient traités au même titre que les autres.

Tu choisiras peut-être de mettre en place des revues de processus. Afin de faire le point, de manière individuelle.

Lors de cette revue, les sujets suivants sont abordés  :

- Les indicateurs du processus (tendance et efficacité)

- L’état des actions d’amélioration

- L’état des non-conformités, etc.

C’est une liste non exhaustive. D’autres sujets peuvent être évoqués lors de cet échange.

Souvent, sans que cela soit une obligation, les revues de processus sont réalisées au trimestre. Ainsi, cela permet de prévenir des écarts et d’être proactif dans l’amélioration des performances.

Tu dois t'assurer qu’un temps est pris pour faire le bilan de ton système QSE. Est-il efficace ? Est-il bien dimensionné ?

La revue de Direction est une étape essentielle du bon fonctionnement d’un système de management.

Ainsi, prévois un format pour la réaliser. Et une fréquence.

Le tableau de bord du système est l’outil fondamental pour évaluer et suivre les performances du système.

Aussi, tu dois déployer la politique QSE dans ton organisation et démontrer le respect des engagements.

Quels sont les indicateurs de Direction ? Comment sont reliés ces indicateurs à ceux qui permettent d’évaluer les performances de chacun des processus ?

Cette base t'aide à centraliser tous les dysfonctionnements constatés lors de :

- La réalisation des activités opérationnelles

- La réception d’une réclamation client

- L’audit interne ou de certification

- La veille règlementaire, etc.

Et cela te permet de faire des statistiques de récurrence de problèmes. Mais aussi de prouver que tu enregistres toutes ces non-conformités et en conserves des preuves documentées.

Attention, n’oublie pas de définir ce qu’est une non-conformité pour ton entreprise. En effet, certaines entreprises différencient les signaux faibles des non-conformités. Et font ainsi le choix de n’enregistrer que les non-conformités.

Enfin, tu peux utiliser plusieurs outils différents pour tracer les problèmes. En effet, il n’y a aucune exigence que d’utiliser un seul document.

Générer et prouver l’amélioration. Cela passe aussi par la mise en œuvre d’actions efficaces, réalisées dans les délais. Pour cela, tu dois créer un outil de suivi des actions. Ou même plusieurs.

Ils te permettront de piloter l’amélioration continue.

Et de suivre les actions :

- Générales, transverses. Celles qui touchent l’organisation, le management. Elles peuvent être issues de SWOT, de réunions, etc.

- Opérationnelles. Elles sont associées à des diagnostics, des non-conformités et réclamations par exemple

- Issues des audits internes et de certification.

Il n’y a aucune exigence à ce sujet. Ce qui compte est de prouver la mise en œuvre d’actions d’amélioration, préventives et correctives. Attention à bien faire la différence entre curatif et correctif.

Les applicatifs les plus répandus restent ceux du pack Office ou de la suite Google. Et avec ces applications, tu peux déjà aller très loin dans l’automatisation de certaines tâches et l’exploitation de données statistiques. Avec des tableaux croisés dynamiques par exemple.

Mais ces outils ne sont pas toujours adoptés par tous. En effet, nous avons tendance à utiliser Excel pour suivre nos plans d’actions par exemple.

Mais quel utilisateur aime rentrer dans un tableau avec des dizaines de colonnes ? Je n’en connais pas beaucoup.

Et qui maîtrise les macros, des lignes de codes pour automatiser certaines tâches ?

Les systèmes de management sont souvent à la traîne face aux enjeux de digitalisation dans les entreprises.

Ainsi, sois imaginatif pour optimiser l’expérience utilisateur.

Tu veux un système simple et agile ? Alors cela passe par la création d’outils qui donnent envie d’être utilisés.

Il existe de nombreux outils et le meilleur n’existe pas. Ainsi, tu dois choisir celui qui correspond à tes problématiques et à ton budget.

Voici quelques exemples qui peuvent te faire gagner du temps et améliorer l’expérience utilisateur de tes équipes :

- Power BI ou Google Data Studio pour exploiter des données,

- Monday ou Trello,pour planifier et suivre des projets,

- Canva ou Genially, pour pour faire des présentations sexy !