03 - La QSE accessible : La mise en place d'une démarche QSE (1\/3)

Les normes QSE (ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001) sont basées sur une structure unique, la HLS : High Level Structure, ou structure de haut niveau. C’est-à-dire un sommaire unique. Et cela facilite grandement la création du système QSE.

Voici le détail de la première étape à suivre pour mettre en place un système. Elle est essentielle pour connaître le type de système à mettre en place.

En effet, en fonction de la culture d’entreprise, de son organisation, il sera plus ou moins formalisé. Aussi, le secteur d’activité est une composante importante à prendre en compte.

Tu interviens dans un secteur de pointe ? Tes produits ou services sont critiques ?

Ton système doit permettre de rassurer tes clients sur la qualité des livrables. Et la culture de la preuve, de la traçabilité est d’autant plus importante.

Au contraire, tu interviens dans un secteur moins exigeant ? Dans ce cas, tu as plus de liberté quant au niveau de formalisme de ton système. En effet, les normes ISO n’imposent pas de procédures documentées et que très peu de documents.

C’est la base de toute démarche QSE. Savoir à qui tu t'adresses. En effet, il est primordial d’identifier tes clients et les services que ton entreprise leur rend.

Et tu peux avoir plusieurs catégories de clients. Donc plusieurs services. Et par conséquent, plusieurs processus opérationnels.

Prenons l’exemple d’une école en alternance :

"Les clients sont les étudiants. Mais pas que…

En effet, les étudiants sont à la fois des clients. Mais qui sont formés pour monter en compétences et ainsi répondre à une demande. Et cette demande vient du marché : des entreprises qui recrutent ces étudiants en alternance et vont embaucher.

Les entreprises qui accueillent l’étudiant sont donc aussi des clientes de l’école.

Nous avons ici deux catégories de clients à satisfaire."

D’où part ton organisation et où souhaite t-elle aller ? Quels moyens sont donnés pour mettre en place et appliquer au quotidien une politique qse ? Quelle est la place de la fonction QSE dans l’organigramme ?

Il est essentiel d’identifier avec la direction et l’équipe d’encadrement d’où on part et où on va. Afin de poser les bases et de connaître l’investissement qui sera donné. Et de bien définir la contribution de chacun dans la mise en œuvre et le pilotage du système.

Est-ce une démarche subie ? La direction la considère-t-elle comme réel levier d’amélioration, au service de sa stratégie ?

En fonction des réponses à toutes ces questions, ton système sera plus ou moins agile, documenté. Alors, il est très important d’en obtenir les réponses avant de te lancer.

Pour mettre en place un système de management, il est essentiel de connaître les orientations stratégiques de ton entreprise. Quelles sont les enjeux ? Quelles sont les pressions du marché ?

Cette étape nécessite un entretien préalable avec la Direction de ton entreprise pour obtenir ces réponses. Il sera ensuite plus simple d’identifier les enjeux portés par ton système QSE.

Pour cela, je te propose d’utiliser 2 outils. Ils peuvent être complémentaires :

Je recommande de faire un PESTEL puis un SWOT par thématique du PESTEL. Cela te permet de déterminer les risques et opportunités de ton entreprise.

Aussi, si tu engages une démarche QSE, tu auras des analyses de risques complémentaires à réaliser :

- Une analyse environnementale 🡪 Spécifique ISO 14001,

- Un document unique d’évaluation des risques professionnels 🡪 Spécifique ISO 45001.

Enfin, dans le cadre d’une démarche environnementale ou de sécurité, tu dois créer deux outils supplémentaires qui concourent aux analyses de risques :

- La veille règlementaire,

- Et la maîtrise des situations d’urgence telles que l’incendie, ou les fuites accidentelles de produits chimiques.

Écouter le client ne suffit pas. En effet, d’autres acteurs internes et externes à ton entreprise, peuvent impacter ses performances et sa pérennité.

Voici quelques exemples de parties intéressées :

- Les clients, les utilisateurs,

- Les fournisseurs et prestataires de services,

- Le personnel et les instances représentatives. Toute personne intervenant au sein de l’entreprise : intérimaires, stagiaires, etc.

- La banque, l’assurance, etc.,

- Les médias,

- Le Groupe si tu fais partie d'un groupe, ses actionnaires, etc.

De plus, dans un système QSE, les composantes Sécurité et Environnement doivent être intégrées. Ainsi,

- le voisinage,

- l’opinion publique,

- les organismes de contrôle de l’application de la réglementation, etc.

Sont autant de parties intéressées à intégrer dans ta démarche.

Il vous faut donc identifier tous ces acteurs influents. Et déterminer les parties intéressées pertinentes.

Grâce aux enjeux et aux exigences des parties intéressées pertinentes, tu peux à présent déterminer les activités à intégrer dans le système de management. C’est ce qu’on appelle le domaine d’application.

Et il est nécessaire d’y intégrer les activités soumises à des risques importants ou aux enjeux d’entreprise. Le mieux, et c’est ce que je te conseille, est d’intégrer l’ensemble de tes activités.

Dans le cas d’une entreprise multi sites, tu peux très bien identifier un site pilote, certifié avant les autres. Il deviendra ensuite ton organisation référente.

Tu peux désormais créer ton projet de politique, en collaboration avec les membres de l’encadrement.

Je parle volontairement de projet. Car il faut attendre une période complète d’activité, avec la réalisation des analyses de risques, etc. pour finaliser la politique QSE.