07 - La QSE accessible : Les outils informatiques qui boostent ton système QSE

Tu connais déjà les plus utilisées : le Pack Office et la Suite Google.

Tu sais aussi qu’on ne les utilise qu’à 20% de leurs capacités car souvent, il faut des compétences particulières (macro VBA, formules Excel, code pour faire des connexions, …).

Je vais t’en présenter d’autres et surtout, te montrer un exemple d’application.

Ces 2 applicatifs ont été développés respectivement par Microsoft et Google

Leurs possibilités sont énormes pour faire des rendus statistiques dynamiques.

En voici un exemple, avec Looker Studio :

Ici, nous sommes dans une entreprise du BTP. Le but est de faire l’analyse des commandes d’achats non prévues, d’en trouver les causes, et de les répartir par chantier.

Pour ça, j’ai fait un Export Excel du logiciel de gestion, je l’ai mis dans mon drive au format Sheet.

J’ai ensuite connecté le Sheet à Looker Studio

Pour des raisons de confidentialité, j’ai caché le nom des chantiers.

Schéma 1 : La répartition du nombre de lignes de commandes NC par chantier

Schéma 2 : La répartition des causes en global

Schéma 3 : Les filtres. Et ça c’est vraiment cool. Tu veux seulement les stats d’un chantier sur une période particulière ? En 2 clics, les schémas s’actualisent 🪄

Schéma 4 : La répartition des causes par chantier, ainsi que leur poids financier

Voilà pour l’exemple !

Enormément d’outils existent. Je t’en propose 3, du plus accessible au moins accessible :

1- Trello : actions sous forme de cartes, très visuel. Il sera dans mon exemple à suivre.

2- Monday / Asana : les « Excel killers ». On crée souvent des fichiers sous Excel alors que ça n’est pas approprié. Avec l’un de ces 2 applicatifs, tu auras tous tes tableaux centralisés. Et tu pourras les automatiser et les connecter entre eux.

3- Notion : C’est une solution tellement complète que c’est dur de la définir. En gros, elle te permet de suivre tes projets, de créer des contenus, d’en faire un intranet, … ça remplace SharePoint, Monday, Trello, … Les possibilités sont illimitées. Par exemple, l’entreprise Echoline, spécialisée dans la veille règlementaire HSE, l’utilise pour communiquer mensuellement sur les nouveautés réglementaires.

J’aime utiliser Canva. Mes posts LinkedIn sont majoritairement créés avec cet outil.

Il y a aussi Genially, qui propose de rendre les supports dynamiques.

L'étude de cas porte sur la détection, l'enregistrement et le suivi des non conformités et actions associées

Chez mon client, nous utilisons Microsoft Forms pour capter les non-conformités. Dans mon étude de cas, j’ai pris Google Form pour faciliter l’accès au formulaire.

Nous avons imprimé ce QR Code et l’avons collé un peu partout dans l’entreprise.

Tu peux le tester, ça fonctionne :

Si tu es sur ton téléphone, le lien est là : https://forms.gle/mbsvPzEDYY7ZqNzW6

Tu peux personnaliser l’apparence du questionnaire.

Le détecteur remplit les informations.

Ensuite, les informations sont centralisées dans un Excel.

Avec quelques manipulations, tu peux suivre la bonne réalisation des actions curatives et établir des statistiques sur :

- Les services contributeurs

- Les types de NC

- Les causes

- …

Tu dois donc suivre ce tableau Excel et le renseigner au fil de tes recherches.

Et si une action corrective est retenue, on passe par Trello.

Voici le tableau des actions correctives et préventives :

Chaque action est une carte.

Les cartes sont réparties dans 5 colonnes :

- Colonne 1 : Les actions à engager

- Colonne 2 : Les actions en cours et dans les délais

- Colonne 3 : Les actions en cours qui vont bientôt arriver à échéance ou en retard

NOTA : les actions changent automatiquement de colonne en fonction des délais notés. C’est possible grâce à la fonction « automatisation ».

- Colonne 4 : les actions terminées (évaluées en efficacité ou en attente d’évaluation)

- Colonne 5 : le modèle de base (on peut créer le modèle de carte que l’on souhaite avec les informations à renseigner (nom, processus, statut, délai, acteurs, numéro de NC lié, …)

Tu peux faire autant de colonnes que tu souhaites. Tout est paramétrable !

Tu peux aussi automatiser l’envoi de mails pour prévenir les acteurs qu’une carte leur est attribuée, que les délais vont être dépassés, …

Enfin, tu peux faire glisser les cartes d'un statut à l'autre avec ta souris 😉

Ensuite, zoomons sur une carte :